5: Bedrijfsvoering

Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) schrijft voor dat de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht biedt in de beleidsvoornemens, en de realisatie daarvan, ten aanzien van de bedrijfsvoering. Vanuit de beleidsvrijheid die hierbij aan de gemeenten is over gelaten wordt wel beoogd dat er een logische verbinding ontstaat tussen het taakveld overhead en de andere taakvelden.
De bedrijfsvoering van de gemeentebegroting omvat een essentieel aspect van het lokale bestuur. Het is het proces waarmee de gemeente haar financiële middelen efficiënt en effectief beheert om de gestelde doelstellingen te realiseren en de maatschappelijke taken uit te voeren. Deze bedrijfsvoering omvat verschillende belangrijke aspecten, zoals financieel management, personeelsbeleid, informatiemanagement en juridische zaken.

Planning & Control / Financiën
Financiën heeft in 2023 verdere stappen gezet om de financiële informatievoorziening te verbeteren middels een begroting die meer inzicht verschaft in de achterliggende cijfers en verbeterde tussentijdse rapportages (voorjaarsrapportage en najaarsrapportage). Ook zijn diverse verordeningen geactualiseerd.

Informatievoorziening
Het goed beheren en beschermen van informatie is eveneens van cruciaal belang in de bedrijfsvoering van de gemeente. In 2023 zijn er verdere stappen gezet in het kader van het hybride werken.

Informatieveiligheid en Privacy
De gemeente Scherpenzeel is een informatie-intensieve organisatie met een primaire focus op dienstverlening. Deze organisatiekenmerken vragen om een betrouwbare en veilige informatievoorziening. De gemeente Scherpenzeel vindt informatieveiligheid daarom ook belangrijk. Bovendien moeten burgers en bedrijven er op kunnen vertrouwen dat hun gegevens in goede handen zijn bij de gemeente.
Informatieveiligheid en privacy hebben blijvende aandacht aan de hand van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Communicatie

• Begrijpelijk schrijven

Alle medewerkers zijn getraind in Heerlijk Helder Scherpenzeels: het begrijpelijk schrijven van brieven en e-mails naar inwoners en ondernemers. Iedere medewerker heeft 2 dagdelen training ontvangen om te schrijven op B1-niveau. Om de geleerde methode scherp te houden is de Klinkende Taal Tool geïmplementeerd in word. Deze geeft tips op het gebied van begrijpelijk schrijven. De veelgebruikte brieven zijn door een taalbureau herschreven naar de nieuwe methode. De ontwikkelde schrijfwijzer voor de Scherpenzeelse methode is op intranet geplaatst. Acht collega’s zijn opgeleid tot schrijfcoach en kunnen door medewerkers als hulplijn worden ingezet.

• Huisstijl

De huisstijl is onder de loep genomen en heeft een upgrade gekregen. Het vernieuwde logo, een huisstijlhandboek en vaste sjablonen voor onder meer briefpapier, enveloppen en documenten wordt 1 april ingevoerd. Dit geeft de gemeente een betrouwbare en eigentijdse uitstraling.

• (Inwoners)participatie

Alle huishoudens hebben in het najaar een vragenlijst ontvangen over de gemeente. Met dit benchmark-onderzoek is een beeld gegeven van onze gemeente en de dienstverlening. De analyse is te vinden op www.waarstaatjegemeente.nl . De open antwoorden worden verwerkt in een input-document voor verbetering dienstverlening. Ook was dit onderzoek een campagne voor het al bestaande Inwonerspanel. Dit panel is met 250 leden gegroeid. Komende vragenlijsten van dit panel geven een representatiever beeld en zo kan het politiek en bestuurlijk uitgroeien tot een gewaardeerd participatie-instrument.

Huisvesting

De gemeentelijke organisatie is gehuisvest in de Buitenplaats, de naastgelegen locatie De Buren, de gemeentewerf en Het Foort. Onderhoud en vervanging heeft met name voor de Buitenplaats de afgelopen jaren zo beperkt als verantwoord plaatsgevonden. Dit met het oog op de gewenste huisvesting van de gemeentelijke organisatie in de Breehoek. Wij schatten in dat wij nog minimaal 3 jaar gebruik blijven maken van de huidige locatie.
Op basis van de uitgangspunten voor huisvesting op de lange termijn is een HINK-STAP-SPRONG-plan opgesteld.
Eind 2023 hebben we een aantal eenvoudige aanpassingen gedaan waarmee de werkomgeving op punten is verbeterd. De kosten van die aanpassingen dekten we uit bestaande budgetten. Begin 2024 realiseren wij een inrichtingsconcept voor de Buitenplaats en de naastgelegen locatie De Buren. Uitgangspunt daarbij is een optimale mix van werken in het gemeentehuis en werken vanuit huis. Wij kiezen daarnaast zoveel als mogelijk voor oplossingen die mee kunnen naar een toekomstige locatie.

Juridische zaken
Juridische zaken spelen een rol belangrijke in de bedrijfsvoering van de gemeente. Het omvat het naleven van wet- en regelgeving, contractbeheer, juridisch advies en het omgaan met eventuele geschillen. Een gedegen juridische aanpak is van belang om de rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen te waarborgen.

P&O

De belangrijkste ontwikkeling op het gebied van P&O in 2023 waren:

• Functiebeschrijving/functiewaardering

Er is in 2023 een start gemaakt met dit omvangrijke proces. Een externe partij heeft de functies ingedeeld in een functieprofiel en gewaardeerd. Begin 2024 wordt dit proces afgerond.

• Invulling van ruim 25 vacatures, waardoor het aantal ingehuurde medewerkers verder daalde.

Begin 2023 was de start van vier nieuwe teamleiders, een vijfde was al eind 2022 gestart. Daarmee zijn alle functies op MT-niveau ingevuld met vaste medewerkers.

• Aanbesteding inhuur

De inhuur boven schaal 9 is opnieuw aanbesteed.

• Eerste korte inventarisatie nieuwe organisatiemodel

Het team OOV is (als apart organisatieonderdeel) verplaatst naar het Beleidsteam Sociaal Domein (was team Leefomgeving).

• Herijking van diverse personeelsinstrumenten

Personeelsinstrumenten zoals jaargesprekken en opleiden zijn opnieuw vastgesteld.

• Verschillende casuïstiek bij o.a. langdurig ziekteverzuim

Omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten

Loonkosten, inhuur, huisvestingskosten en automatiseringskosten